Kategorie: Personal, Interne Prozesse, Top-News
Von: Martin Wendlandt
Unterschlagung durch Mitarbeiter
Zuerst wird das Angebot geschrieben, danach kommt die Auftragsbestätigung. Dann kommt der Fahrauftrag und daraufhin die Rechnung.
Identifizieren Sie Schwachstellen in der Rechnungsabwicklung, damit Mitarbeiter nicht in die eigene Tasche wirtschaften können (Foto: Andre Bonn/Fotolia).
Die Rechnung kann – je nach Verabredung – vor oder nach der Auftragsdurchführung gedruckt werden. Die Rechnungsdaten gehen normalerweise per Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung. An welcher Stelle könnte hier Geld unterschlagen werden?
Unterschlagung ist immer dann möglich, wenn die einmal geschriebene Rechnung nachträglich geändert werden kann, bevor sie in der Finanzbuchhaltung verbucht wird. Besonders leicht kann betrogen werden, wenn der Kunde bar bezahlt. Im Baustellengeschäft und Umzugsgeschäft für Privat z.B., ist das so selten nicht. Dann kassiert man 800 Euro, ändert die Rechnung auf 600 Euro, und legt eben diesen Betrag in die Kasse. Wie kann das auffallen?
Besonders gefährlich, wenn der eigene Mitarbeiter mit dem Kunden gemeinsame Sache macht. Selbst wenn die Kontrolle der Ausgangsrechnungen funktioniert, ein Verantwortlicher oder der Chef alle Ausgangsrechnungen sieht, sogar selbst zur Post bringt, kann sich nachher in den Akten und der Fibu eine korrigierte Rechnung befinden. In solchen Fällen kann der Kunde die korrigierte Rechnung überweisen und der betrügerische Mitarbeiter außerhalb des Büros honoriert werden.
Nun mag der Leser denken, dass bei ihm so etwas nicht vorkommen kann. Wir schreiben aber über zwei aktuelle Fälle aus unserem Kundenkreis. Die betroffenen Unternehmer sind aus allen Wolken gefallen: Die Betrüger waren langjährig Beschäftigte.
Unser Rat: Durchdenken Sie die Arbeitsabläufe. Suchen Sie gezielt Schwachstellen, und kontrollieren Sie von Zeit zu Zeit. Haben Sie einen Verdacht, dann holen Sie externe Unterstützung.