Kategorie: Finanzen, Top-News
Von: Martin Wendlandt
Leistungen nicht abgerechnet
Das kommt auch heute noch vor. Der Fehler kann beim Fahrer, aber auch bei der Verwaltung liegen. Die Leistung wird zwar erbracht, es erfolgt aber keine Abrechnung und der Kunde reklamiert die fehlende Rechnung nicht.
Leistungen nicht abrechnen ist wie Geld verschenken – und wer kann sich das schon leisten (Bild: bluedesign/Fotolia)
Es fängt schon beim Disponenten an, der im Nahverkehr einen Auftrag telefonisch annimmt und den Fahrer telefonisch beauftragt. Kommt dieser Auftrag sicher ins System? Gibt der Fahrer das Dokument, den Lieferschein ab? Besonders gefährlich ist die Lage, wenn im Baustellenverkehr nach Touren abgerechnet wird. Wie viele Touren hat der Fahrer heute zur Baustelle gemacht, 8 oder 9? Ist es denkbar, dass der Fahrer bei einem Spediteur eine Rückladung abholen muss und dort vielleicht noch eine Sendung vorholt, die gar nicht abgerechnet wird? Wiederkehrende, regelmäßige Transporte haben das höchste Risiko, nicht abgerechnet zu werden.
Auf die Spur können Sie solchen Umsatzausfällen nur kommen, wenn die Fahrer Tagesberichte schreiben müssen, in denen neben den Leistungen auch die Standzeiten erfasst sind.
Klar, die Hauptfehlerquelle ist in der Disposition zu suchen. Es geht übrigens nicht nur um Fälle, die gar nicht, sondern auch um die, die nur teilweise abgerechnet werden. Die fallen noch weniger auf, weil sie ja erfasst sind.
Nicht nur die eigene Disposition, auch die Abrechnungsabteilung muss zur Kontrolle zwischen Auftrag, Durchführung und Abrechnung aller Leistungen sensibilisiert werden. Es ist übrigens auch ratsam, wenn die Geschäftsleitung sich von Zeit zu Zeit mal genau anschaut, wie im Detail die Arbeitsabläufe sind. Berater machen übrigens nichts anderes, sind normalerweise aber beim Suchen von Fehler geschulter. Umsatzstatistiken, die nicht mit den Leistungsstatistiken zusammenpassen, Schwankungen bei den Tagesumsätzen oder Kilometererlösen der Fahrzeuge sind typische Warnsignale.
Bei Gutschriften muss man die Augen besonders weit aufmachen. Die Regeln für die Erstellung von Gutschriften sollten bewusst pedantisch sein. Gutschriften haben oft nichts mit Zahlungen zu tun, werden nur verbucht. Darum sieht der Chef diese nicht. Die Anweisung muss also sein, dass alle Gutschriften vom Chef abgezeichnet werden müssen. So lernt er auch die Reklamationen kennen und wundert sich über die Ablauffehler seines Unternehmens.