Kategorie: Personal, Finanzen, Top-News
Von: Martin Wendlandt
E-Mails bei der Steuerprüfung
Es ist gar nicht lange her, da erfolgte die gesamte geschäftliche Korrespondenz per Brief oder auch per Fax. Diese Korrespondenz musste aufbewahrt werden.
Mitarbeiter müssen dafür sensibilisiert werden, dass auch E-Mails bei einer Steuerprüfung ausgewertet werden. (Grafik: Feydzhet Shabanov / Fotolia.com)
Das hat man schon in der Berufsschule gelernt. Mittlerweile läuft der größte Teil des schriftlichen Verkehrs über das Internet, per E-Mail. Und wie sieht es dabei mit der Aufbewahrung aus? Die Finanzämter haben nach den »Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) natürlich auch Zugriff auf steuerrelevante E-Mails. Wie die Datenträger fälschungssicher aufbewahrt werden müssen, wird dem geschätzten Leser sicher der verbundene Steuerberater mitteilen. (Wir haben den Eindruck, dass die Aufbewahrungsverpflichtungen und -fristen noch nicht bei allen Unternehmern angekommen sind.)
Nehmen wir mal an, der Leser ist bestens informiert über die Zugriffsberechtigung des Finanzprüfers. Wissen das aber auch alle Mitarbeiter und denken an die verfänglichen Dinge, die diese so im E-Mail-Verkehr verbreiten? Da kommuniziert ein Disponent mit einem Aushilfsfahrer, dass man das Zuviel an Stunden pro Monat auf die Ehefrau schreiben muss oder wie sonst zu verfahren ist. Da schreibt ein Unternehmer an den Interessenten für ein Fahrzeug, wieviel er BAT haben will. Oder der Kaufinteressent lässt wissen, dass er bei der Zahlung flexibel ist und gerne einen Teil ohne MWSt. abwickeln kann. Wahnsinn das Alles, denn die digitale Betriebsprüfung filtert solche E-Mails ganz schnell raus. Dann müssen unangenehme Fragen beantwortet und der Beweis erbracht werden, dass trotz der blöden E-Mails alles korrekt gelaufen ist.
In der wunderschönen Welt von Big-Data wird alles gläsern. Was einmal geschrieben wurde, soll immer wiedergefunden werden können, hört man. Deshalb muss man auch den Mitarbeitern klarmachen, dass nicht jeder Unsinn und jede vielleicht flapsige Bemerkung in die geschäftliche Korrespondenz, also auch nicht in Outlook, gehört.